إعداد : ربا وليد أبو الهدى
ruba.waleed@schs.sharjah.ae
ينفر الكثيرون من تنظيم أوقاتهم، لأنهم يشعرون بأنهم مقيدون أكثر مما يحتملون، ولا ننكر أن تنظيم العمل يتيح فرصًا أكبر من العطاء والإنجاز، لكننا نؤكد أيضًا أن تنظيم الوقت لا يعني تواصل العمل إلى ما لا نهاية، وإنما يهدف إلى إدارة جيدة للوقت تفعِّل الأداء، وتحسِّن الإنجاز، وتسمح بإيجاد الوقت الكافي أيضًا لممارسة الكثير من الأنشطة الممتعة أو المفيدة لذا فإن تضييع الوقت هو تضييع لحياتك، والسيطرة على وقتك هي سيطرة على حياتك.
إن ادارة الوقت تعني أن تتعلم كيف ترتب وقتك وحياتك، وإلا ستكون حياتك أشبه بسفينة تتقاذفها الأمواج، لا تدري أين تذهب وكيف تتجه ولأي هدف تسير. فالحياة تشبه رحلة قصيرة في سفينة، الأخطار تحيط بك من كل جانب، وفي أي لحظة يمكن أن تلقى مصيرك، وبالتالي كلما كانت خطتك مرسومة بشكل متقن، كلما حققت الوصول إلى الشاطئ بأمان.
فمعظم الناس غير راضين عن حياتهم وواقعهم بسبب عدم معرفتهم لأهمية الوقت، وهذا ما يسبب لهم الكثير من الاضطرابات النفسية، فعلماء النفس يؤكدون على أن معظم الأمراض النفسية تنشأ نتيجة عدم الرضا عن الواقع.
و كثير من الأطباء النفسيين لا يفعلون أي شيء لمرضاهم أكثر من الاستماع إلى همومهم ومشاكلهم، وهذا بحد ذاته علاج للمريض النفسي.
عندما تقوم بإدارة وقتك بشكل جيد وفعال فأن هذا يشعرك بالسعادة ويزيد من طاقتك في إنجاز أعمالك أو دراستك، بالتالي تكون قد خطوت خطوة على طريق النجاح. إذاً إدارة الوقت الناجحة تعني النجاح في الدراسة والعمل.
أهمية تنظيم الوقت:
إن الإدارة الجيدة للوقت لا تعني العمل المتواصل المرهق، لا بد من توزيع الوقت في العمل والمنزل والصحة والنفس والعائلة “فأعط كل ذي حق حقه “، فالوقت هو مصدر من اندر المصادر الذي يمر وينتهي من نفسه لا يمكن ايقافه ولا يمكن استرداده، وهو عمر الإنسان وحياته كلها، محدد ولا يمكن زيادته بحال من الأحوال” مورد شديد الندرة “، مورد غير قابل للتخزين” اللحظة التي لا استغلها تفني“
ولإدارة الوقت بشكل جيد اهميه تكمن في:
- زيادة سرعة إنجاز العمل.
- حل العديد من المشاكل بجهد أقل، والتخلص من التراكمات السلبية التي تنهك طاقات الإنسان.
- الاستقرار الاجتماعي والنفسي، والمزيد من الاستقرار العاطفي.
- الشعور بالسعادة والقوة والتفاؤل، التخلص من الحزن والقلق.
- تحسين نوعية العمل وتحقيق نتائج أفضل فيه.
- تحسين نوعية الحياة غير العملية، وقضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.
- قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي، وإنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
نظريات الوقت:
النظرية الأولى : مصفوفة الاولويات لستيفن كوفي.
أي عمل نقوم به ينحصر في واحد من المربعات الأربعة التالية من مصفوفة الاولويات …المهم والعاجل.
والتي تُقسّم أنشطتنا إلى أربع مجموعات حسب بُعدي الأهمية والاستعجال.
- المربع الأول: هو مربع مهم ومستعجل: مربع الطوارئ ، امور مهمة جدا ومستعجلة من الناحية الزمنية، مثال: عندك امتحان غداً.
- المربع الثاني: وهذا هو مربع الناجحين وهو مربع التخطيط للأمور المهمة لكنها غير مستعجلة، مثال: التخطيط لرحلة
- المربع الثالث: أمور غير مهمة لكنها مستعجلة وغالبية الناس يظنون أن الامور المستعجلة هي المهمة ، مثال: سيارتك بحاجة إلى وقود.
- المربع الرابع: مربع عكس المربع الأول. أمور غير مهمة وغير مستعجلة، مثال: دردشة على الانترنت
النظرية الثانية: نظرية (80/20) لباريتو
وتقول النظرية: بان هناك من يستطيع في 20% فقط من وقته ان ينجز 80% من المطلوب انجازه وذلك (بعدم التسويف والمماطلة واستغلال اوقات الذروة للنشاط) وهناك من يضيع 80% من وقته في انجاز 20% فقط من المطلوب انجازه.. وهذا ليس استغلالا جيدا للوقت. ركّز على الانشطة التي تحقق عائدا كبيرا. ولهذا المبدأ تطبيقات عديدة في كافة المجالات، وفيما يلي بعض الأمثلة لهذه التطبيقات:
- في المبيعات: 80% من أرباحك تأتي من 20% من الزبائن.
- في الإدارة: 20% من الموظفين يقومون بـ 80% من العمل في الشركة.
- في تنظيم الوقت: 80% من وقتك يصرف على 20% من المهام أو الأشياء.
- في الاتصال: 80% من وقت اتصالك تقضيه في التكلم مع 20% من الموجودين في دفتر هاتفك.
- في الملابس: ترتدي في 80% من الوقت 20% من ما هو موجود في خزانة ملابسك.
- في الرعاية الصحية: تبين أن 20% من المرضى يستخدمون 80% من موارد الرعاية الصحية.
النظرية الثالثة: قانون باركنسون
يقوم هذا القانون على مفهوم مؤداه أن العمل يُتوسَّع فيه لكي يملأ الوقت المتاح لإنجازه وهذا يدعو إلى عدم تخصيص وقت أطول لتنفيذ عمل ما. لأن أي مشروع يميل إلى استغراق الوقت المخصص له، فإذا خصصنا لمجموعة من الأفراد ساعتين لإنجاز مهمة معينه وخصصنا لمجموعة أخري من الأفراد 4 ساعات لإنجاز نفس المهمة، نجد أن كلا المجموعتان تنتهي في حدود الوقت المحدد لها.
باختصار تقول النظرية: يتمدد العمل كي يملأ الوقت المتاح لاستكماله
كيف تطبق النظرية: حوّل أعمالك إلى مشاريع، أي حدّد موعداً نهائياً لكل عمل من الاعمال والتزم بهذا الموعد، وابدأ بالأهم اولا ثم المهم ثم الاقل أهمية ( انظر إلى الشكل التوضيحي كيف يتمدد العمل )
استثمار اوقات الفراغ:
قد أدت الثورة العلمية والتكنولوجية إلى اعتماد المجتمعات والأفراد من الآلة بكل أشكالها من حاسب آلي وأجهزة الكمبيوتر والتي حلت محل اليد البشرية في العمل . وتأتي أهمية وقت الفراغ وأهمية استغلاله والاستفادة منه من حيث إمكانية تحقيق العديد من الحاجيات الأساسية للفرد من خلال الأنشطة التي يمارسها في وقت الفراغ إذ يتمكن الفرد من إشباع حاجاته الجسمية بإزالة التوترات العضلية وتنشيط الدورة الدموية .
حاجاته الاجتماعية وذلك بالعمل الجماعي والعمل بروح الجماعة في العديد من الأنشطة التي تمارس في وقت الفراغ مما يقضي على الانطواء في حياة الفرد .
حاجاته العلمية والعقلية حيث يكسب المزيد من الخبرة والمعرفة والمهارة وتعلم معلومات جديدة
حاجاته الانفعالية أو ما يسمى بالدوافع اللاشعورية أو الدوافع المكبوتة التي قد تدفع الفرد إلى بعض السلوك المنحرف إذا كبتها ويستطيع الفرد أن يحقق إشباعه لتلك الحاجات عن طريق ممارسة أنشطة في وقت فراغه.
نصائح لإدارة الوقت بشكل فعال:
- يجب أن يكون لديك قائمة للمهام المكتوبة يوميا على الأقل ويحبذ أسبوعيا وشهريا وسنويا.
- إذا بقيت دون خطة استغلك الآخرون وبقيت تخدم أهدافهم وأولوياتهم وتعيش في فلكهم.
- انظر إلى الوقت على أنه كنز ثمين بين يديك أعطاك الله هذا الكنز فهل تبدّده من دون مقابل.
- أهدافك يجب أن تكون مقاسة ومحددة ويمكن تحقيقها ومناسبة ولها وقت محدد لتنفيذها.
- تحسس مواهبك واستثمرها بشكل أفضل ونقاط ضعفك وقوها وعالجها.
- يقولون في الغرب Time is Money ونحن نقول الوقت أغلى من الذهب.
- الحياة قصيرة لا تنغصها بكثرة الأعداء والمشاكل.
- قبل النوم حاول أن تفكر ماذا يجب أن تنجز في اليوم التالي، وبعد الاستيقاظ حاول أن تفكر فيما ستحققه في يومك هذا.
- إذا أخرت أعمالك لآخر لحظة فسوف تعيش ما يسمى بإدارة الأزمات من أزمة إلى أخرى.
- لا تشعر بالفشل، فهذا الشعور عدو الوقت، بل حاول المرة تلوَ الأخرى وسوف تنجح ولك أجر المحاولة.
المرجع :
- كتاب العادات السبع للناس الأكثر فعالية – ستيفن كوفي – مكتبة جرير
المؤلف الرئيسي: كوتش، ريتشارد – عنوان الكتاب: الحياة من خلال طريقة 20/80 – دار النشر: الرياض: مكتبة جرير , 2006
