إعداد إيمان حسن
تحدثنا في العدد السابق عن أهمية إدارة الوقت، وسائل إدارته، وعواقب الإدارة الخاطئة. وذكرنا 20 سبباً من أسباب ضياع الوقت. في هذا العدد سنقدم لكم أهم المهارات التي قد تساعدكم في إدارة الوقت بشكل أفضل.
مهارات تساعدك على إدارة الوقت بشكل أفضل
المهارة الأولى: التخطيط
(إذا فشلت في التخطيط فأنت تخطط للفشل) مقولة لـ (بنيامين فرانكلين).
الخطوة الأولى والأهم في إدارة وقتك هي التخطيط، فالوقت أهم وأثمن مواردك، إذا لم تقم بالتخطيط له سيتم إهداره. فالتخطيط يساعدك على:
- توقع المصاعب التي قد تواجهك والاستعداد لها جيداً.
- وضع جداول منطقية وتصور حقيقي للوقت الذي تحتاجه لإنجاز المهام.
- القدرة على تخصيص وقت للاستمتاع دون الشعور بالذنب.
- وكي تتمكن من التخطيط الجيد لمهامك يجب أن تبدأ بتحديد أهدافك.
من مواصفات الهدف الجيد:
- يجب أن يكون محدداً (specific).
- يجب أن يكون تقدمك في اتجاهٍ قابل للقياس (Measurable).
- يجب أن تكون أهدافك قابلة للتحقيق في وقت معين (Achievable).
- يجب أن تكون أهدافك مرتبطة بإمكانياتك (Relevnt).
- يجب أن تكون أهدافك محددة بوقت معين (Time – based).
ضع خططاً طويلة الأمد وأخرى قصيرة، واحرص دائماً في نهاية كل يوم أن تخصص وقتاً مناسباً للتخطيط لليوم المقبل وحدد المهام التي تريد القيام بها وخصص لكلٍّ منها وقتاً مناسباً كي تنجز فيه المهمة. هذه الاستراتيجية ستجعلك تبدأ يومك دائماً بنشاط وتركيز وبالتالي بفاعلية أكثر وإنتاجية أفضل.
المهارة الثانية: ترتيب الأولويات
ستجد في حياتك أن الأمور التي يجب عليك أن تفعلها تنقسم إلى قسمين، قسم مهم وقسم ضروري.
إن معرفة الفرق بين المهم والضروري هي القدرة على ترتيب الأولويات.
تستطيع بسهولة ترتيب أولوياتك من خلال صندوق (أيزنهاور) وهو أداة تستطيع أن تستعملها لتحديد ما هو ضروري وما هو مهم وما لا تحتاج لفعله من الأساس، وبذلك تتمكن من تحديد أولوياتك.
هذا الصندوق مقسم إلى أربعة أقسام حسب أهمية وضرورة الأمور الذي يجب عليك فعلها.
في البداية اكتب المهام التي عليك فعلها خلال اليوم، ثم قم بوضع كل مهمة في الخانة المناسبة، بعد ذلك تستطيع البدء بتنفيذ هذه المهام بالترتيب حسب موقعها في هذا الصندوق ثم تذكر أن تصنيف الأمور كونها هامة أو ضرورية ليس ثابتاً، فبمرور الوقت قد يتغير هذا التصنيف فتصبح الأمور المهمة ضرورية، لذلك يجب عليك بشكل دوري مراجعة تصنيف المهام وتغيير تصنيفها إذا لزم الأمر.
المهارة الثالثة: التفويض
أنت لست وحيداً في هذا العالم
- التفويض هو أن تختار شخصاً مناسباً تسند إليه إحدى المهام ويستطيع القيام بها بالنيابة عنك.
والتفويض أيضاً مهارة مهمة عليك أن تتعلمها إذا رغبت أن تنجح في إدارة الوقت بشكل جيد ومنتج فعال.
المهارة الرابعة: ابدأ بالمهام الصعبة
كُل الضفدعة السمينة أولاً.. مقولة مأثورة عن (مارك توين)
(إذا كان أكل ضفدعةٍ ضمن مهامك، فأبدأ يومكَ بإنهاءِ هذا العمل، وإذا كانت مهمتك أن تأكل ضفدعتين فأبدأ بالضفدعة السمينة أولاً)
الغرض من هذه النصيحة أن تبدأ أول شيءٍ في الصباح بإنجاز المهام الأكثر صعوبة. وهذه المهام يطلق عليها أهم المهام في اليوم (most important tasks (MITS) of the day)
- إنجاز هذه المهام في بداية الصباح سيعطيك أكبر دفعة تساعدك على إكمال يومك بنشاط ومعنويات مرتفعة لأنك تخلصت من المهام الثقيلة على قلبك، فلا تستهلك فيها نفسياً وفكرياً طوال اليوم.
المهارة الخامسة: المحافظة على التركيز
كثرت الأمور التي تشتت الانتباه كالإشعارات الخاصة بمواقع التواصل الاجتماعي التي تصل كل دقيقة عبر الهاتف المحمول، الأشخاص الذين يظهرون فجأة في طريقك ويطيلون الحديث، المكالمات الهاتفية التي تقطع تركيزك وتفقدك تسلسل أفكارك. كي تستفيد من وقتك وتنجز ما تريد، عليك أن تحافظ على تركيزك.
- قم بتقسيم وقتك الذي خصصته لتنفيذ المهمات إلى وحدات. مثلاً: المهمة التي يتطلب تنفيذها أربع ساعات، قسمها الى أربع وحدات.
- ركز في كل مهمة لخمسين دقيقة دون مقاطعة من أحد، لا تجب على أي اتصال، ويمكنك أن تضع على الباب لوحة كتب عليها: (ممنوع الإزعاج).
- § في الدقائق العشر المتبقية، يمكنك أن تراجع محاولات التواصل معك والاستجابة فقط للمهم منها.
المهارة السادسة: تحديد وقت لكل مهمة والالتزام به
(إن كان لدي ست ساعات كي أقطع شجرة، سأمضي أربعة منها في شحذ فأسي) ابراهام لينكولن
- تحديد وقت لكل مهمة من مهامك يساعدك على التركيز أكثر وبالتالي ستكون أكثر إنتاجية.
- تحديد وقت لكل مهمة يفيد في إنجاز المهمة خلال فترة وجيزة ويسهم في معرفة المشاكل المحتملة التي قد تواجهك.
وفي هذه الحالة سيكون لديك وقت كافٍ كي تجد حلاً مناسباً لهذه المشكلة دون أن تضع نفسك في موقف محرج. يمكنك أن تفوض زميلاً للقيام بجزء من العمل معك، أو أن تطلب تأجيل تسليم المهمة.
المهارة السابعة: لا تحاول القيام بأكثر من مهمة في الوقت ذاته
(كن مثل طابع البريد، التصق بالشيء حتى تصل إلى هدفك) جوش بيلينجز
أثبتت الدراسات أن التأرجح بين المهام المختلفة فعلياً يقلل من الإنتاجية لأن انتباهك يكون مستهلكاً أغلب الوقت في عملية التبديل بين المهام وليس في المهام نفسها، ولا تصل إلى درجة التركيز الكامل في أي من المهام التي تقوم بها.
المشاكل التي تنتج عن القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت
- ستقوم بالعمل في وقت أطول.
- فرصة ارتكاب الأخطاء ستكون أكبر.
- ستفوت الأشياء المهمة في الحياة.
- ستجد صعوبة في تذكر التفاصيل التي قد تكون مهمة جداً.
أثبتت الدراسات أن التحول المفاجئ من نشاط إلى آخر يخل بالذاكرة قصيرة المدى.
المهارة الثامنة: القدرة على قول: (لا)
- وقتك ثمين فلا تضيعه في أنشطة غير مهمة ولا تعود عليك بالفائدة.
- لا تبادر بالموافقة على القيام بعمل قبل أن تتأكد من أن هذا العمل مهم وأن وقتك يسمح بالقيام به.
- لا تدع الإحراج يدفعك لقبول مهمةٍ تفوق قدرتك وكن جاهزاً للإجابة بعبارة مهذبة تنقذك من تلك المواقف دون التردد في استعمالها مثل (سأتحقق من جدولي وأعاود الاتصال بك).
يمكن بالفعل أن تجد بعد ذلك وقتاً ضمن جدولك للقيام بالمهمة، أو قد تقوم بتفويض شخص آخر للقيام بها.
المهارة التاسعة: استمتع بوقتك في كل الأحوال
(خصص أوقاتاً ثابتة للعمل وأخرى للراحة أو المرح، واجعل كل يوم مفيداً ومسلياً، واثبت أنك تعرف قيمة الوقت باستغلاله جيداً) لويزا ماي ألكوت
- لا تجعل رغبتك في إتمام كل الأعمال الموجودة على قائمة المهام الخاصة بك تسيطر عليك.
- احرص دائماً على أخذ قسط من الراحة والترويح عن النفس.
- الإفراط في العمل قد يؤدي في النهاية إلى الاستهلاك الجسدي والنفسي وبالتالي عدم القدرة على العمل.
- حافظ على التوازن بين عملك وحياتك، ولا تنسَ في غمار حياتك المشحونة أن تستمتع بما تعمل.
يمكنك إضافة بعض المهارات الأخرى:
- القدرة على رؤية الصورة الكبيرة.
- عدم الاستغراق في التفاصيل الصغيرة.
- الاستفادة من أوقات الانتظار.
- استبدال العادات السيئة بأخرى جيدة وجعلها أسلوب حياة.
الخلاصة
الخبر السيء، الوقت يطير.
الخبر الجيد، أنت قائد هذه الطائرة.
){kind=link}