لا قيادة ناجحة بلا رقابة فاعلة
الرقابة هي من أعظم مهام القائد والمسؤول ودوره أن تسير الأمور التي تحت أمرته على الشكل المطلوب، ولا يتحقق ذلك إلا بالقيام بالرقابة الدائمة لمن هم تحت يده، ليعرف مواطن الخلل فيصلحها، وما كان من أمور إيجابية فيزيدها ثباتاً ورسوخاً. وهذه الرقابة صورة من صور الأمر بالمعروف والنهي عن المنكر، وقد قال تعالى (جل من قائل): {الَّذِينَ إِن مَّكَّنَّاهُمْ فِي الْأَرْضِ أَقَامُوا الصَّلَاةَ وَآتَوُا الزَّكَاةَ وَأَمَرُوا بِالْمَعْرُوفِ وَنَهَوْا عَنِ الْمُنكَرِ وَلِلَّهِ عَاقِبَةُ الْأُمُورِ} (سورة الحج ـ الآية 41).
إن الاختبار الحقيقي لأي مدير ومسؤول هو ما يحققه من نتائج ولا يمكن تحقيق أي شيء بالمرة إلا ببذل الجهود التي تأتي بالنتائج وتطبيق هذا الاختبار الحقيقي على أي مدير ومسؤول يستلزم بالضرورة وجود معيار يمكن بواسطته تقييم النتائج واتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا استدعى الأمر وإذا كانت الوظائف الجوهرية الأخرى للإدارة أي التخطيط والتنظيم والتشكيل والتوجيه قد أنجزت بطريقة تتميز بالكمال، فلا شك أن الحاجة للرقابة الإدارية تكون محدودة للغاية، ولكن مثل هذا الأداء من النادر جداً حدوثه ولذا فمن المعتاد أن نجد بعض الأخطاء وبعض الجهود الضائعة وما يترتب عنها من انحرافات عن بعض الأهداف المنشودة. فقد يتضح أن التخطيط غير كامل والتنظيم تنقصه المرونة والتشكيل غير السليم والتوجيه تعوزه الفعالية ومثل هذه الأسباب تجعل وظيفة الرقابة ضرورة من الضروريات.
مفهوم الرقابة الإدارية
للرقابة الإدارية مفاهيم متعددة ومتنوعة تختلف في معظمها من حيث درجة التفاصيل، وتتفق في غالبيتها من حيث المحتوى فمهما اختلفت وتعددت التعريفات للرقابة الإدارية فأنها تكاد تجمع بأن الرقابة الإدارية هي عملية قياس النتائج الفعلية.. مقارنة النتائج الفعلية بأهداف الخطة (أو النتائج المتوقعة).. وتشخيص وتحليل سبب انحرافات الواقع بالمطوب، وإجراء التعديلات اللازمة لضمان عودة الأنشطة إلى المسار المخطط له وبالتالي تحقيق الأهداف المنشودة.
تعريف الرقابة
هي قياس وتصحيح أداء المشاريع والبرامج المسندة للمرؤوسين للتأكد من أن أهداف المشاريع والبرامج المخططة والتي صممت للوصول إليها قد تحققت.
أهمية الرقابة
تعتبر الرقابة الإدارية عنصراً رئيسياً وهاماً من عناصر العملية الإدارية حيث تعتبر الرقابة الإدارية الوظيفة الرابعة بين الوظائف الإدارية الرئيسية وهي تقع في نهاية مراحل النشاط الإداري التي يقوم بها الإداري في أي مستوى إداري. وتظهر أهميتها في كونها أداة تعمل على تحديد وقياس درجة أداء النشاطات التي تتم في المؤسسات من أجل تحقيق أهدافها، حيث تنطوي على قياس نتائج أعمال المرؤوسين لمعرفة أماكن الانحرافات وتصحيح أخطائهم بغرض التأكد من أن الخطط المرسومة قد نفذت وأن الأهداف الموضوعة قد حققت على أكمل وجه.
كما أن للرقابة الإدارية صلة وثيقة بالتخطيط: فهي التي تسمح للمدير بالكشف عن المشاكل والعوائق التي تقف أمام تنفيذ الخطة وتشعره في الوقت المناسب بضرورة تعديلها أو العدول عنها كلية أو الأخذ بإحدى الخطط البديلة الهادفة لديه لتعديل مسار التخطيط. والرقابة لها صلة بالتنظيم فهي التي تكشف للمدير عن أي خلل يسود بناء الهيكل التنظيمي لوحدته الإدارية. لذا الرقابة الإدارية عملية مخططة ومنظمة تهدف إلى وضع معايير للأداء يفترض أن تكون موضوعة سلفاً لأوجه النشاطات المختلفة. وتتفق كذلك مع الأهداف المنشودة، فهي الجهاز العصبي للتنظيم لكونها تتعرض لكل خلية من خلاياه فتتأثر بها وتؤثر فيها.
وتمر عملية الرقابة الإدارية بثلاث مراحل أساسية وهي:
مراحل الرقابة الإدارية
أولاً ـ تحديد الأهداف والمعايير المطلوب تحقيقها:
لا تبدأ الرقابة الإدارية إلا بوضع الأهداف، ويقصد بها معايير موضوعية لقياس الإنجازات التي تحقق وتعبر عن أهداف التنظيم، وهذه المعايير توضع على أساس تحديد كمية العمل المطلوب إنجازها والمستوى النوعي لها والمستلزمات والزمن اللازم لأدائها ويجب أن تكون هذه المعادلات واضحة ومفهومة ويمكن تنفيذها، وتترجم الأهداف في صورة كمية قابلة للقياس.
ثانياً ـ قياس الأداء الفعلي مقابل المعايير:
ويقصد به مقارنة مؤشرات الأداء والنتائج المحققة بالمعايير الموضوعة سلفاً للأداء أي تقييم للإنجاز بعد أداء العمل، ومدى تحققها وفق الأهداف المخططة وتعتبر أداة قياس للأداء الفعلي.
ثالثاً ـ التعرف على الانحرافات:
وهي المرحلة الثالثة والمهمة ويقصد بها اكتشاف الانحرافات عن الأهداف والمؤشرات المخطط لها، فإذا ظهر من مقارنة النتائج المتحققة بالمعايير الموضوعة أن هناك اختلافا فهنا يجب اتخاذ الإجراء التصحيحي.
وتعتمد الرقابة الإدارية الفعّالة على التوجيه والإشراف والإصلاح أكثر من مجرد التعرف على الأخطاء ومعاقبة مرتكبيها، وعلى ذلك يمكن النظر إلى الرقابة الإدارية على أنها من وسائل الإدارة وإحدى وظائفها الهامة، كما تعمل على التحقق من الاستخدام الأمثل للموارد وسلوك الأفراد إزاء تحقيق أهداف المؤسسة وتثبيت قواعدها. وتُعدّ الرقابة الإدارية عنصراً من عناصر الإدارة وإحدى المسؤوليات الهامة للقائد الإداري الذي يجب عليه أن يهيئ نظام للرقابة الفعالة حتى يستطيع أن يحقق في ظل هذه الرقابة درجة من النظام، ويتمكن من تحقيق النتائج المطلوبة في ظل تسلسل المستويات الإدارية داخل التنظيم الإداري؛ لأن كل رئيس وحدة إدارية هو مسؤول أمام رئيسه الذي يستطيع أن يباشر عليه الرقابة الإدارية.
وختاماً علينا أن نعي تماماً أن الرقابة الإدارية ليست كما يفهمها البعض ويفسرها على أنها اصطياد لأخطاء العاملين وممارسة سبل السيطرة عليهم وقتل إبداعات وإنجازات أفراد المؤسسة، ولكنها وسيلة لتحقيق نوع من التنظيم والفعالية داخل المؤسسة؛ فالرقابة الإدارية هي الوسيلة التي تستطيع بها السلطات الإدارية معرفة كيفية سير العمل داخل المنشأة، وذلك للتأكد من حسن سير العمل لتحقيق الأهداف وكشف الأخطاء أو التقصير أو الانحراف، والعمل على إصلاحه ووضع الإجراءات الوقائية اللازمة للقضاء على أسبابه.
- مسؤول التخطيط والمتابعة، والمشرف العام لبرنامج العلاج بالموسيقى ، والمشرف للفريق البحثي في مدينة الشارقة للخدمات الإنسانية ، ورئيس رابطة التوعية البيئية في مدينة الشارقة للخدمات الإنسانية حتى الآن
- حاصلة على بكالوريوس من جامعة بيروت العربية ، وعلى العديد من الدبلومات المهنية والتخصصية العربية الدولية في مجالات التخطيط والجودة والتميز والتقييم والتدريب
- اختصاصي في التخطيط الاستراتيجي والاستشراف في المستقبل – LMG – جنيف ، سويسرا
- مدرب دولي معتمد من الأكاديمية البريطانية للموارد البشرية والمركز العالمي الكندي للتدريب وجامعة مانشستر وبوستن
- خبير الحوكمة والتطوير المؤسسي المتعمد من كلية الإدارة الدولية المتقدمة IMNC بهولندا
- مقيم ومحكم دولي معتمد من المؤسسة الأوربية للجودة EFQM، عضوة مقيمة ومحكم في العديد من الجوائز المحلية والعربية والدولية خبيرة في إعداد تقارير الاستدامة وفق المبادرة العالمية للتقارير – GRI
- مدقق رئيسي في الجودة الإدارية أيزو 9100 IRCA السجل الدولي للمدققين المعتمدين من معهد الجودة المعتمد بلندن – CQI
- أعددت مجموعة من البحوث و الدراسات منها ما حاز على جوائز وقدم في مؤتمرات
- كاتبة و لديها العديد من المقالات المنشورة في الصحف و المجلات وبعض الإصدارات
- قدمت ونفذت العديد من البرامج والمشاريع والمبادرات الهادفة والتطوعية والمستدامة لحينه
- حاصلة على العديد من الجوائز على المستوى المحلي والعربي منها : جائزة الشارقة للعمل التطوعي ، جائزة خليفة التربوية ، الموظف المتميز ، جائزة أفضل مقال في معرض الشارقة الدولي للكتاب
- حاصلة على العديد من شهادات الشكر والتقدير على التميز في الأداء والكفاءة.
- شاركت في تقديم العديد من البرامج التدريبية في مختلف المجالات الإدارية والجودة والتميز
- عضوة في العديد من الهيئات و المنظمات التربوية والتدريبية والجودة والتميز والتطوعية داخل وخارج الدولة
