إدارة الوقت

بقلم الاختصاصية النفسية الدكتورة / ولاء أحمد والاختصاصي الاجتماعي الحسين الجميل

جميعنا يعلم ما للوقت من أهمية، وحيث أننا لا نملك المقدرة على استعادة الوقت، تحتم علينا استثماره، ولذلك اطرح على نفسك هذا السؤال وأجب عنه:

(هل أنت من تدير الوقت، أم أن الوقت هو الذي يديرك؟)

من هنا نبحث ونتوصل إلى الخطوات الهامة لإدارة الوقت:

اسأل نفسك: إلى أي مدى تتحكم بالوقت ويمكنك القياس من صفر الى مائة؟
ارسم منحنى نشاطك وحدد وقت الذروة في النشاط وإنجاز الأعمال.
أعد توزيع أعمالك حسب النتيجة ثم رتب أولوياتك وفق الأهمية.

رغم هذه الاستعدادات للاستفادة من الوقت إلا أن هناك ما يسمى بمُضيِّعات الوقت التي وجب علينا التنويه عنها لتفاديها أثناء رحلتنا للاستفادة من أوقاتنا وهي:

عدم وجود أهداف واضحة / أولويات / تخطيط – المقاطعات الهاتفية (بلا موعد – بلا فائدة – طويلة الزمن) – الانخراط في برامج الترفيه (الإلكترونية وغير الإلكترونية) – محاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد مع تقديرات غير واقعية للوقت فيصعب الإنجاز بكفاءة – عدم القدرة على قول لا – استقبال الزائرين المفاجئين – الاستعجال وعدم الصبر – التأجيل المستمر والتهرب من المسؤولية وترك المهام دون إنجاز – المؤثرات البصرية والملهية – الضجيج وغيرها من المضايقات، وغيرها من الأمور التي تبدو في ظاهرها بسيطة ولكنها تكون السبب في إهدار الكثير من الوقت والعمر .

السؤال هنا هو كيف نتغلب على مُضيِّعات الوقت؟

نقوم بترتيب الأولويات لإدارة الوقت ونضع المهام في نصابها:

(عاجل وهام) مثال: الأزمات المفاجئة، الاختبارات، المناسبات الاجتماعية، الاستعداد للسفر …..

(عاجل وغير هام) مثال: المقاطعات وخاصة الهاتفية، طلبات الأهل، اللقاءات العادية ……

(غير عاجل ولكنه هام) مثال: تأكيد القيم المهمة في حياتك، بناء علاقات جيدة، الاستذكار، ……

(غير عاجل وغير هام) مثال: مضيعات الوقت كالتلفاز والهاتف لغير الحاجة، الانخراط مع مُضيِّعي الوقت …..

ولتحديد الأولويات وتنظيم الوقت عليك أن نقوم بما يلي:

حدد الأنشطة التي ترتبط مباشرة بأهدافك.
اكتب قائمة بهذه الأنشطة.
رتب أولوياتك حسب أهمية كل هدف.
وفر المزيد من الوقت بوضع الأشياء في أماكن محددة (المفاتيح، الموبايل، الأوراق، الأدوات …إلخ)
استخدم أجندة صغيرة أو دفتر ملاحظات لتدوين الخطط والأمور الهامة.

وبعد أن تحدثنا عن مُضيِّعات الوقت وكيفية التصدي لها علينا مواجهة الكسل والتأجيل ومن أسبابهما (ضعف أو انعدام الدافع – قبول أهداف وضعها الآخرون – الخوف من تقييم الآخرين لعملك – عدم القدرة على إنجاز ما هو مطلوب – الانشغال بأمور الترفيه والتسلية.

لذلك وجب علينا التنويه عن استراتيجيات التغلب على التأجيل والكسل وهي هامة للغاية ومنها:

وضع أهداف يمكن تحقيقها تجنّباً للإحباط.
التوازن بين مهامك اليومية والاهتمامات والالتزامات الأخرى.
تقسيم الواجبات والمشاريع الصعبة إلى أجزاء صغيرة.
حفّز نفسك بعد إنجاز كل جزء أيَّاً كان حجم الإنجاز.
اطلب المساعدة من الآخرين كلما احتجت إلى ذلك.

كيف تستغل وقتك بفاعلية؟

حاول أن تستمتع بكل عمل تقوم به، تفاءل وكن إيجابياً، لا تضيّع وقتك ندماً على فشلك، حاول إيجاد طرق جديدة لتوفير وقتك كل يوم، ضع مفكرة صغيرة وقلماً في جيبك دائماً، خطط ليومك منذ الليلة التي تسبقه، ركز على عملك إلى أن تنتهي منه، توقّف عن أي نشاط غير منتج، أنصت جيداً لكل نقاش فلربما خطرت لك فكرة أفضل، رتّب نفسك وكل شيء حولك، قلل من مقاطعات الآخرين لك عند أدائك لعملك، تعامل مع مهامك اليومية بحزم فلا تجعلها تتراكم، أخيراً لا تقلق إن لم تستطع تنفيذ خطتك بشكل تام ولكن اجتهد من أجل ذلك.

كما أن هناك بعض الأمور التي من شأنها أن تساعدك في تنظيم وقتك مثل:

وجود خطة مع وضوح الأهداف والمرونة في تنفيذ خطتك، عليك أن تدوّن أفكارك وخططك وأهدافك، قارن بين الأولويات، اقرأ خطتك وأهدافك كل يوم، ابدأ بنفسك، نظم بيتك وغرفتك، استخدم التقنيات الحديثة لتنظيم وقتك، ركز على هدفك الأهم ولا تشتت ذهنك، ولابد بين حين وآخر أن تقيِّم إنجازك كي لا تقع في الخطأ مرة أخرى. أمَّا النصيحة الأهم فهي ألا تيأس لأن اليأس أقرب طريق إلى الفشل وقد قيل:

” أتعلّم من أخطائي أكثر مما أتعلمه من نجاحي”